Hybrides Arbeiten ist keine Ausnahme mehr: Für Millionen italienischer Unternehmen ist es die neue Normalität. Nach Angaben des Smart Working Observatory der Polytechnischen Universität Mailand werden im Jahr 2025 über 3,6 Millionen italienische Arbeitnehmer zumindest einen Teil der Woche im agilen Modus arbeiten. Doch während Unternehmen Räume und Tools an das Arbeiten aus der Ferne angepasst haben, bleibt das Anwesenheitsmanagement oft bei Lösungen hängen, die für die Bürowelt entwickelt wurden: die physische Stechuhr, das Unterschriftenblatt, die E-Mail zum Schichtbeginn.
Das Ergebnis? Eine chaotische Mischung aus geteilten Excel-Tabellen, WhatsApp-Nachrichten („Ich arbeite heute ab 9“) und informellen Zusagen, die weder einer Prüfung durch den Arbeitsberater noch einem Streit standhalten. In diesem Artikel sehen wir, was die wirklichen Probleme sind, was das Gesetz vorschreibt und wie man ein Anwesenheitsverfolgungssystem strukturiert, das für ein Hybridteam wirklich funktioniert.
Die konkreten Herausforderungen des Anwesenheitsmanagements im Smart Working
Woher weiß ich, ob der Mitarbeiter wirklich 8 Stunden gearbeitet hat?
Es ist die Frage, die kaum ein Manager laut zu stellen wagt, die sich aber jeder stellt. Und die ehrliche Antwort lautet: Bei den meisten Tools, die derzeit in italienischen KMU verwendet werden, kann man es nicht genau wissen.
Es geht nicht um Misstrauen gegenüber den Mitarbeitern – die meisten arbeiten ordnungsgemäß. Es geht darum, objektive und nachvollziehbare Daten zu haben für:
- Überstunden, Erholungszeiten und Feiertage richtig berechnen
- Reagieren Sie auf Beschwerden des Arbeitnehmers
- Nachweis der Einhaltung der Smart-Working-Vorschriften im Falle einer Inspektion
Shared Excel: Eine stille Katastrophe
Eine freigegebene Excel-Tabelle auf SharePoint oder Google Sheets scheint eine einfache Lösung zu sein. In Wirklichkeit häufen sich Probleme:
- Verschiedene Versionen, die von verschiedenen Personen lokal gespeichert wurden
- Keine zertifizierten Zeitstempel darüber, wer wann was eingegeben hat
- Mitarbeiter, die „vergessen“, es zu aktualisieren, insbesondere an chaotischen Tagen
- Keine Automatisierung: Immer noch muss jemand jeden Monat die Daten für den Arbeitsberater neu aufbereiten
Eine Studie der Society for Human Resource Management schätzt, dass Unternehmen durchschnittlich 4,5 Stunden pro Mitarbeiter und Monat mit der manuellen Verwaltung von Anwesenheitsdaten verschwenden. Für ein Team von 20 Personen sind das 90 Stunden unproduktive Arbeit im Monat.
Gesetz 81/2017 über agiles Arbeiten: Was es für die Zeiterfassung vorsieht
Das Gesetz 81/2017 („Maßnahmen zum Schutz der nichtunternehmerischen Selbstständigkeit und Maßnahmen zur Förderung einer flexiblen Gestaltung der Zeiten und Orte der untergeordneten Arbeit“) ist der Referenzstandard für Smart Working in Italien.
Artikel 18 legt fest, dass der flexible Arbeitnehmer seine Tätigkeit ohne genaue zeitliche Beschränkungen, jedoch innerhalb der gesetzlich und tarifvertraglich festgelegten maximalen Dauer der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit ausübt. Das bedeutet, dass das Unternehmen dennoch nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer die festgelegten Stundengrenzen nicht überschreitet – und dazu sind nachverfolgte Daten erforderlich.
Die falschen Tools, die viele KMU immer noch nutzen
Google Sheets, E-Mail, WhatsApp: die wahren Risiken
Lassen Sie uns klar darüber sprechen, was passiert, wenn Sie eine WhatsApp-Nachricht als „Einstempeln“ verwenden:
Rechtliches Problem: Eine WhatsApp-Nachricht hat nicht den Wert eines beglaubigten Verwaltungsdokuments. Im Falle eines Streits über unbezahlte Überstunden wird der Richter fast immer feststellen, dass der Arbeitgeber im Unrecht ist, der über kein formelles Meldesystem verfügt.
DSGVO-Problem: Nachrichten über persönliche Messaging-Apps von Mitarbeitern landen auf Servern, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen. Das Erfassen von Arbeitszeitdaten über WhatsApp kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten darstellen, die nicht der EU-Verordnung 2016/679 entspricht.
Betriebliches Problem: Wie erstellt man ab 200 WhatsApp-Nachrichten die monatliche Stundenabrechnung für den Arbeitsberater? Jemand muss es von Hand machen, mit allen Fehlern, die damit verbunden sind.
E-Mails sind nicht besser dran: Sie sind schwer zu aggregieren, haben kein Standardformat und erfordern viel manuelle Arbeit, um nützliche Daten zu extrahieren.
So funktioniert eine gute Remote-Anwesenheitslösung
Eine moderne Lösung zur intelligenten Anwesenheitsverfolgung beim Arbeiten muss einige nicht verhandelbare Merkmale aufweisen.
Stempeln aus der App mit zertifiziertem Zeitstempel
Der Mitarbeiter öffnet die App auf seinem Smartphone und drückt auf „Schicht starten“. Das System zeichnet auf:
- Genaues Datum und Uhrzeit (vom Server zertifizierter Zeitstempel, vom Client nicht editierbar)
- Art des Tages (Smart Working, vor Ort, unterwegs)
- Irgendwelche Notizen
Der gleiche Vorgang schließt die Taktung am Ende der Schicht ab. Die Daten sind unveränderlich, nachvollziehbar und jederzeit einsehbar.
Kein obligatorisches GPS für Heimarbeiter
Dies ist ein Punkt, der oft für Verwirrung sorgt. Geofencing und GPS-Tracking sind leistungsstarke Tools, aber für intelligente Arbeiter sind sie weder notwendig noch angemessen:
- Der Arbeitnehmer hat das Recht, nicht zu Hause geolokalisiert zu werden
- Das Arbeitnehmerstatut (Art. 4, geändert durch das Beschäftigungsgesetz) legt genaue Grenzen für die Fernsteuerung fest
- Die DSGVO verlangt, dass die erhobenen Daten in einem angemessenen Verhältnis zum Zweck stehen
Eine gute Remote-Anwesenheits-App ermöglicht das Einstempeln ohne GPS (oder mit optionalem GPS und ausdrücklicher Zustimmung) und erfasst nur die Zeit – die einzigen Daten, die für die Anwesenheitsverwaltung benötigt werden.
Automatische Berichte, die vom Manager eingesehen werden können
Der Manager muss den Status des Teams in Echtzeit sehen können: Wer hat eingestempelt, wer ist in der Pause, wer hat die Schicht noch nicht begonnen. Und am Ende des Monats müssen Sie in der Lage sein, mit einem Klick einen formatierten Bericht für den Arbeitsberater zu exportieren – und nicht nach drei Stunden Arbeit in Excel.
Verwaltung von Urlaubs-/Genehmigungsanfragen in der App
Das Abwesenheitsmanagement ist eng mit der Anwesenheit verbunden: Ein integriertes System ermöglicht es dem Mitarbeiter, Urlaub oder Freizeit direkt in der App zu beantragen, der Vorgesetzte kann per Benachrichtigung genehmigen oder ablehnen und das System kann den Kalender und die Zeitberichte automatisch aktualisieren. Eliminieren Sie „Hallo, kann ich Freitag abholen?“ E-Mails. in E-Mail-Ordnern verloren.
Rechtliche Aspekte: Was Sie in den Agile-Arbeitsvertrag aufnehmen müssen
Individuelle Vereinbarung zwingend erforderlich
Das Gesetz 81/2017 (Art. 19) schreibt vor, dass jedes agile Arbeitsverhältnis durch eine individuelle schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt werden muss. Diese Vereinbarung muss Folgendes enthalten:
- Die Methoden zur Durchführung des Off-Site-Dienstes
- Ruhezeiten sowie technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der Abschaltung
- Die Formen der Ausübung der Leitungs- und Kontrollbefugnisse des Arbeitgebers
- Die verwendeten Arbeitsgeräte
Eine allgemeine Vereinbarung wie „Der Arbeitnehmer kann bei Bedarf von zu Hause aus arbeiten“ reicht nicht aus.
Recht auf Trennung
Die Kunst. 19 des Gesetzes 81/2017 sieht ausdrücklich vor, dass die individuelle Vereinbarung die Ruhezeiten des Arbeitnehmers und die technischen und organisatorischen Maßnahmen regelt, die zur Gewährleistung der Trennung erforderlich sind. In der Praxis müssen Sie die Zeitfenster angeben, in denen der Mitarbeiter nicht erreichbar ist und keine Antwortpflicht hat.
Dabei handelt es sich nicht um eine Formsache: Die Arbeitsaufsichtsbehörde hat damit begonnen, diesen Aspekt bei Inspektionen zu überprüfen.
So verfolgen Sie, ohne die Privatsphäre zu verletzen
Die goldene Regel lautet Datenminimierung: Sammeln Sie nur das, was Sie für den angegebenen Zweck benötigen. Für ein intelligentes Anwesenheitsmanagement benötigen Sie:
- Start- und Endzeiten der Schicht ✓
- Art des Tages (Smart Working / Vor-Ort) ✓
- Abwesenheiten und Gründe ✓
Sie brauchen nicht:
- Kontinuierliche Geolokalisierung des Heimarbeiters ✗
- Screenshot der Computeraktivität ✗
- Überwachung offener Bewerbungen ✗
Jedes System, das über diese Liste hinaus Daten erhebt, muss durch einen bestimmten Zweck gerechtfertigt sein, im Verarbeitungsregister dokumentiert und dem Mitarbeiter über Datenschutzinformationen mitgeteilt werden (Art. 13 DSGVO).
Ein System aufbauen, das wirklich funktioniert
Die Anwesenheitskontrolle eines Hybridteams ist technisch nicht schwierig. Das eigentliche Hindernis besteht darin, die provisorischen Lösungen, an die wir uns gewöhnt haben – die Excel-Tabelle, die WhatsApp-Nachricht, die E-Mail zum Schichtbeginn – aufzugeben und ein für diesen Zweck entwickeltes Tool einzuführen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Zeitverluste bei der manuellen Verwaltung, zuverlässige Daten für den Arbeitsberater, Einhaltung der Smart-Working-Vorschriften und eine klare Reaktion auf eventuelle Streitigkeiten.
Pintime ist die Anwesenheitsverfolgungs-App für italienische KMU, die im Hybridmodus arbeiten: Stempeln über Smartphones ohne Hardware, integrierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Berichte bereit für den Arbeitsberater. Sie können mit einer kostenlosen Testversion loslegen und Ihr Team in weniger als 15 Minuten einsatzbereit machen.